写出漂亮邮件的聪明技巧

发布时间:2021-08-12   来源:网络整理    
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评价工作整体表现时,我们往往会注重在比较大的事件上,例如负责了哪个案子、获得了哪些数据、认识了哪些人脉等等,但是,工作中的「小事」其实也扮演着举足轻重的角色,真正专业的人,会连小事情都做得专业且一丝不苟,为事业建立良好的习惯与基石。我们和职场高手的差距,往往就在这些小细节的堆积里。

其中一个很重要却常常被忽略的,就是写e-mail的能力。每一封e-mail本身就是一个小小的信件,乘载着某个故事与信息,好的e-mail会在茫茫信海中脱颖而出,甚至马上勾起人的好奇心与阅读欲望,并在对方心中留下专业可靠的印象。

言简意赅很重要,但不是越短越好

我们都知道大家都很忙,写e-mail言简意赅很重要,但是言要简到什么程度?意要赅到什么地步?

如果e-mail的开头,没有提供任何「前情提要」、动机说明、甚至重要的自我介绍,而是一下子就开门见山要对方做某件事或响应某件事,除非你和收件者已经熟到不能再熟,否则这种写法其实会让收件者摸不着头绪,还得花心力去思考你到底是谁、在说些什么,有的人甚至会因此直接懒得回信。

e-mail不是字越少越好,而是要在尽量精简的字数中,完整地给予对方你是谁、你来信的动机、你希望对方做的事情等信息。

写出漂亮邮件的聪明技巧

拒绝无效标题,主旨本身就该是信件大重点

很多人的e-mail主旨写得非常无聊,例如「关于上次会议结果」、「请跟进」、「十二月统计数据」等,这样的主旨太过笼统苍白,很容易被人忽略掉。

标题主旨不只要精简确实、一目了然,更得包含重要的信息。下次在下标时,不妨从信件本身里拉一句「主要句」出来放到标题上,例如与其写「关于上次会议结果」,不如写「三月销售会议讨论出的3个新方案」等。

写e-mail也是一种「说故事」的艺术

写e-mail有时候其实有点像写极短篇故事,每一封信都有起承转合,有人物,有冲突,也有最后的解决方案。

当然e-mail不需要像真的故事一样写的文情并茂,只是在考虑构架与内容时,可以以一种「说故事」的心态,精简而完整地提供以上提到的重要信息,这样才称得上是「有内容」的一封信,成功在对方心中留下印象,并且提高对方阅读与回信的意愿,让人感觉是在和另一个有血有肉的人对话,而非冷冰冰的工作机器。

记得在最后重复一次重点,加深印象

前面说到,信件标题最好本身就是整封信的「大重点」,让人在收到信的当下就知道这封信的意义在哪,但别忘了,在你阐述完信件的主要内容之后,记得也可以再重复写一次信件重点,重申一次你需要对方做的事情,以此收束整封信的大要,并留下深刻印象。

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